Capacité de production
La saisie et la révision des pièces
La production du cabinet repose sur un volume de pièces à traiter dans des fenêtres contraintes : les échéances fiscales ne se décalent pas. La saisie et le rapprochement occupent les collaborateurs les moins expérimentés, qui sont aussi les plus difficiles à recruter et à garder. Les dossiers s’empilent avant chaque échéance, et la révision se fait dans l’urgence.
Exemple illustratif, pas une réalisation client
Pour qui
Cabinets d’expertise comptable, cabinets d’audit
Ce que le problème coûte
Dans un cabinet comptable, la contrainte n’est pas la demande, c’est le recrutement. Toute heure de saisie rendue est une heure de révision ou de conseil disponible à effectif constant, donc du chiffre d’affaires que le cabinet refusait.
Le processus aujourd’hui
- Réception des pièces par mail, par portail, parfois en papier
- Saisie et affectation comptable, pièce par pièce
- Rapprochement bancaire, à la main sur les cas qui ne tombent pas juste
- Révision par un chef de mission, souvent après l’échéance interne
- Relances du client pour les pièces manquantes, en fin de parcours
L’approche retenue
Un assistant lit les pièces, propose l’affectation comptable, rapproche ce qui se rapproche et ne remonte que ce qui résiste : pièce illisible, affectation ambiguë, écart de rapprochement, pièce manquante. Le collaborateur traite les exceptions au lieu de tout saisir. La révision garde la main sur la décision, et aucune écriture n’est validée sans contrôle humain.
Comment ça marche
4 étapes, et un humain qui décide à la fin.
Collecte
Les pièces sont rassemblées quel que soit le canal d’arrivée, et les manquantes listées.
Pré-affectation
L’affectation comptable est proposée, avec son niveau de certitude.
Rapprochement
Ce qui tombe juste est rapproché, le reste part en exception avec son motif.
Révision
Le collaborateur traite les exceptions. Le chef de mission contrôle et valide.
Avant, après
Ce qui change dans la journée de vos équipes.
Aujourd’hui
Le volume traitable dépend du nombre de collaborateurs disponibles. Les dossiers s’empilent avant chaque échéance.
Avec la solution
Le volume traitable cesse d’être proportionnel à l’effectif de saisie. Les collaborateurs passent sur la révision et le conseil, qui se facturent plus cher.
Bénéfices attendus
- Les pièces manquantes sont réclamées au début du dossier, pas à l’échéance
- Les exceptions sont traitées par les collaborateurs, la saisie simple ne les occupe plus
- La charge devient mesurable dossier par dossier, donc le cabinet sait ce qu’il peut accepter
- La capacité augmente sans dépendre entièrement du recrutement
Aucun chiffre n’est affiché : un gain ne se promet pas avant d’avoir été mesuré chez vous.
Prérequis et limites
- Rien n’est validé sans contrôle humain : la responsabilité du cabinet n’est pas délégable à un programme, et le périmètre l’écrit
- La qualité dépend de celle des pièces reçues. Un client qui dépose des photos floues produit des exceptions, pas des gains
- Les plans comptables et les règles d’affectation propres au cabinet doivent être explicités, ce qui prend du temps au démarrage
- Les dossiers atypiques ou les secteurs à règles particulières restent à traiter entièrement à la main
Systèmes concernés
- Logiciel de production comptable
- Portail de dépôt des pièces clients
- Relevés bancaires
Offre concernée
Conception & déploiement
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Décrivez votre version du problème. Nous vous dirons ce qui se traite, ce qui ne se traite pas, et ce que ça demande.
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