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Trésorerie

La relance et le recouvrement

Dans une société de services, la facture arrive après le travail et le client est souvent toujours en mission. Relancer est un sujet de relation autant que de trésorerie, donc personne ne le fait avec constance. Le suivi vit dans un tableur, les relances partent quand quelqu’un y pense, et les dossiers vraiment en retard se découvrent au moment où la trésorerie serre.

Exemple illustratif, pas une réalisation client

Pour qui

Tous les cabinets et sociétés de services

Ce que le problème coûte

Le délai moyen de paiement client est de 43,2 jours de chiffre d’affaires, et le retard moyen de 13,4 jours au-delà de l’échéance. Sans les retards, les PME et microentreprises françaises auraient disposé de 13 milliards d’euros de trésorerie supplémentaire.

Le processus aujourd’hui

  1. Extraction de la balance âgée depuis l’outil de facturation
  2. Tri à la main des factures échues
  3. Rédaction de relances au cas par cas, selon la sensibilité du client
  4. Suivi dans un tableur, rarement à jour
  5. Escalade tardive, quand le retard est devenu difficile à rattraper

L’approche retenue

Un assistant suit les échéances, prépare les relances selon un plan gradué que vous avez écrit, et les propose à l’envoi avec l’historique du compte sous les yeux. Les clients sensibles sont traités à part et remontent systématiquement à un associé. Rien ne part automatiquement vers un client en cours de mission sans validation : c’est le point qui décide de l’adoption ou de l’abandon de ce cas.

Comment ça marche

4 étapes, et un humain qui décide à la fin.

  1. Suivi des échéances

    Les factures échues sont classées par ancienneté, par montant et par sensibilité du compte.

  2. Relance préparée

    Le message suit votre plan gradué, avec l’historique du compte joint.

  3. Validation

    Les comptes sensibles et les missions en cours remontent à un associé avant tout envoi.

  4. Escalade

    Au-delà du seuil que vous fixez, le dossier est préparé pour une mise en demeure.

Avant, après

Ce qui change dans la journée de vos équipes.

Aujourd’hui

Les relances dépendent de la charge et de la gêne. Les retards se découvrent quand la trésorerie serre.

Avec la solution

Chaque échéance est suivie, chaque relance est tracée, et l’encours échu est visible en permanence.

Bénéfices attendus

  • L’encours échu est visible en permanence, pas à la clôture
  • La relance devient régulière sans reposer sur la bonne volonté de quelqu’un
  • Les comptes sensibles sont traités par un associé, pas par un envoi automatique
  • Les litiges apparaissent tôt, quand ils sont encore négociables

Aucun chiffre n’est affiché : un gain ne se promet pas avant d’avoir été mesuré chez vous.

Prérequis et limites

  • Une relance envoyée sans discernement à un client en cours de mission coûte plus cher que le retard. C’est pour cela que la validation humaine est non négociable sur ce cas
  • Un plan de relance gradué doit être écrit et assumé par la direction, sinon il n’y a rien à appliquer
  • Ce n’est ni un logiciel de recouvrement ni un service juridique : la mise en demeure reste votre décision et celle de votre conseil

Systèmes concernés

  • Outil de facturation
  • Comptabilité client
  • Messagerie

Offre concernée

Adoption & transformation

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Les autres cas

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